PENILAIAN PRESTASI KERJA

PENGERTIAN PENILAIAN PRESTASI KERJA 

Penilaian Prestasi Kerja (PPK) adalah “suatu cara dalam melakukan evaluasi terhadap prestasi kerja para pegawai dengan serangkaian tolok ukur tertentu yang obyektif dan berkaitan langsung dengan tugas seseorang serta dilakukan secara berkala”.

Sebagaimana yang dikemukakan oleh French (1986), PPK pada dasarnya merupakan kajian sistematik tentang kondisi kerja pegawai yang dilakukan secara formal. Menurut French, kajian kondisi kerja ini haruslah dikaitkan dengan standar kerja yang dibangun, baik itu standar proses kerja maupun standar hasil kerja. Tidak kalah pentingnya, organisasi harus mengkomunikasikan penilaian tersebut kepada pegawai yang bersangkutan.

BEBERAPA TUJUAN PENILAIAN PRESTASI KERJA 

PPK dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Beberapa Tujuan Umum penggunaan PPK dalan organisasi industri maupun non indutri adalah :

·         Peningkatan imbalan (dengan system merit),

·         Feed back/umpan balik bagi pegawai yang bersangkutan,

·         Promosi,

·         PHK atau pemberhentian sementara,

·         Melihat potensi kinerja pegawai,

·         Rencana suksesi,

·         Transfer/pemindahan pegawai

·         Perencanaan pengadaan tenaga kerja

·         Pemberian bonus

·         Perencanaan karier

·         Evaluasi dan pengembangan Diklat

·         Komunikasi intenal

·         Kriteria untuk validasi prosedur suksesi

·         Kontrol pengeluaran.

Secara garis besar terdapat dua Tujuan Utama PPK, yaitu :

a.       Evaluasi terhadap tujuan (goal) organisasi, mencakup :

·         Feedback pada pekerjaan untuk mengetahui di mana posisi mereka.

·         Pengembangan data yang valid untuk pembayaran upah/bonus dan keputusan promosi serta menyediakan media komunikasi untuk keputusan tersebut.

·         Membantu manajemen membuat keputusan pemberhentian sementara atau PHK dengan memberikan “peringatan” kepada pekerja tentang kinerja kerja mereka yang tidak memuaskan. (Michael Beer dalam French, 1986).

b.      Pengembangan tujuan (goal) organisasi, mencakup :

·         Pelatihan dan bimbingan pekerjaan dalam rangka memperbaiki kinerja dan pengembangan potensi di masa yang akan datang.

·         Mengembangkan komitmen organisasi melalui diskusi kesempatan karier dan perencanaan karier.

·         Memotivasi pekerja

·         Memperkuat hubungan atasan dengan bawahan.

·         Mendiagnosis problem individu dan organisasi.

OBYEK PENILAIAN PRESTASI KERJA

·         Hasil kerja individu

Jika mengutamakan hasil akhir, maka pihak manajemen melakukan penilaian prestasi kerja dengan obyek hasil kerja individu. Biasanya berlaku pada bagian produksi dengan indikator penilaian output yang dihasilkan, sisa dan biaya per-unit yang dikeluarkan.

·         Perilaku

Untuk tugas yang bersifat instrinsik, misalnya sekretaris atau manajer, maka penilaian prestasi kerja ditekankan pada penilaian terhadap perilaku, seperti ketepatan waktu memberikan laporan, kesesuaian gaya kepemimpinan, efisiensi dan efektivitas pengambilan keputusan, tingkat absensi.

·         Sifat

Merupakan obyek penilaian yang dianggap paling lemah dari kriteria penilaian prestasi kerja, karena sulit diukur atau tidak dapat dihubungkan dengan hasil tugas yang positif, seperti sikap yang baik, rasa percaya diri, dapat diandalkan, mampu bekerja sama.

Metode Penilaian Prestasi Kerja

Menurut Robert Bacal (2002:116), ada tiga pendekatan yang paling sering dipakai dalam penilaian prestasi kerja karyawan:

a. Sistem Penilaian (rating system)

Sistem ini terdiri dari dua bagian, yaitu suatu daftar karakteristik, bidang, ataupun perilaku yang akan dinilai dan sebuah skala ataupun cara lain untuk menunjukkan tingkat kinerja dari tiap halnya.
Perusahaan yang menggunakan sistem ini bertujuan untuk menciptakan keseragaman dan konsistensi dalam proses penilaian prestasi kerja.
Kelemahan sistem ini adalah karena sangat mudahnya untuk dilakukan, para manajerpun jadi mudah lupa mengapa mereka melakukannya dan sistem inipun disingkirkannya.

b. Sistem Peringkat (ranking system)

Sistem peringkat memperbandingkan karyawan yang satu dengan yang lainnya. Hal ini dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya, misalnya: total pendapatan ataupun kemampuan manajemen. Sistem ini hampir selalu tidak tepat untuk digunakan, karena sistem ini mempunyai efek samping yang lebih besar daripada keuntungannya. Sistem ini memaksa karyawan untuk bersaing satu sama lain dalam pengertian yang sebenarnya. Pada kejadian yang positif, para karyawan akan menunjukkan kinerja yang lebih baik dan menghasilkan lebih banyak prestasi untuk bisa mendapatkan peringkat yang lebih tinggi.
Sedangkan pada kejadian yang negatif, para karyawan akan berusaha untuk membuat rekan sekerja (pesaing)-nya menghasilkan kinerja yang lebih buruk dan mencapai prestasi yang lebih sedikit dibandingkan dirinya.

c. Sistem berdasarkan tujuan (object-based system)

Berbeda dengan kedua sistem diatas, penilaian prestasi berdasarkan tujuan mengukur kinerja seseorang berdasarkan standar ataupun target yang dirundingkan secara perorangan. Sasaran dan standar tersebut ditetapkan secara perorangan agar memiliki fleksibilitas yang mencerminkan tingkat perkembangan serta kemampuan setiap karyawan.

METODE PENILAIAN PRESTASI KERJA

Pendekatan yang dilakukan dalam penilaian prestasi kerja pegawai sangat banyak. Dari sekian banyak metode yang digunakan dapat dikelonpokkan menjadi dua bagian, yaitu 1) metode yang berorientasi masa lalu, seperti  : Skala Grafik dengan Rating, Metode Ceklis (Checklist), Metode Essai, Metode Pencatatan Kejadian Kritis, dan Metode Wawancara; dan 2) metode yang berorientasi masa depan, yakni penilaian diri, tes psikologi, MBO, dan pusat penilaian.

A. Metode Penilaian Yang Berorientasi Masa Lalu

1)   Skala Grafik Dengan Rating

Skala grafik dengan rating atau juga dikenal dengan metode rating konvensional, adalah metode yang banyak digunakan. Terdapat banyak versi tentang metode ini namun semuanya berfokus pada perilaku spesifik atau karakteristik pegawai yang berkaiatan dengan kinerja kerja. Contoh skala Rating dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Dalam versi terbaru skala grafik dengan rating perilaku spesifik pegawai diuraikan kembali berdasarkan perbedaan tingkatan dan perbedaan departemen/bagian pekerjaan untuk masing-masing karakteristik. Kelemahan metode ini adalah perilaku yang dinilai tidak spesifik dan penilai cenderung memberikan nilai rata-rata.

2)   Metode Checklist

Metode checklist adalah metode PPK dengan cara memberi tanda (V) pada uraian perilaku negatif atau positif pegawai/karyawan yang namanya tertera dalam daftar. Masing-msing perilaku tersebut diberi bobot nilai. Besarnya bobot nilai tergantung dari tingkat kepentingan perilaku tersebut terhadap suksesnya suatu pekerjaan. Perhatikan contoh berikut :

Keuntungan dari metode ini mudah untuk digunakan dan dapat menghindari kecenderungan pemberian nilai rata-rata atau pemberian nilai karena kemurahan hati. Namun karena keharusan adanya relevansi antara item perilaku yang terdaftar dalam penilaian prestasi dengan pekerjaan yang dilaksanakan, maka dibutuhkan keahlian khusus untuk membangun sejumlah item perilaku yang berbeda untuk jenis pekerjaan dan tingkatan yang berbeda. Oleh karena itu dibutuhkan bantuan tenaga profesional yang andal di bidang ini. Ketidakandalan dalam membuat item perilaku dan kesesuaian bobot nilai masing-masing item dapat mengakibatkan ketidaksesuaian di dalam pemberian ukuran-ukuran item. Akibatnya para supervisor kesulitan di dalam mengiterprestasikan hasilnya.

3)   Metode Esai

Pada metode ini, penilai menuliskan sejumlah pertanyaan terbuka yang terbagi dalam beberapa kategori. Beberapa kategori pertanyaan terbuka yang biasa digunakan :

1.      Penilaian kinerja seluruh pekerjaan.

2.      Kemungkinan pekerja dipromosikan

3.      Kinerja kerja pegawai saat ini

4.      Kekuatan dan kelemahan pegawai

5.      Kebutuhan tambahan training

Pendekatan ini memberikan fleksibilitas pada penilaian dengan tidak memasyarakatkan perhatian khusus pada sejumlah faktor. Di sisi lain karena metode ini menggunakan pertanyaan yang sangat terbuka, maka penilai akan kesulitan untuk membandingkan dan menilai jawaban-jawaban dari pertanyaan tersebut. keberhasilan metode ini juga sangat tergantung pada kemampuan dan kriativitas supervisor dalam mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban yang benar-benar dapat mewakili kondisi pegawai yang dinilai.

4)   Metode Pencatatan Kejadian Kritis

Metode pencatatan kejadian yang kritis adalah Penilaian Prestasi Kerja yang menggunakan pendekatan dengan menggunakan catatan-catatan yang menggambarkan perilaku karyawan yang sangat baik atau yang sangat buruk. Perhatikan contoh berikut :

5)   Metode Wawancara

Selain kelima metode di atas, PPK pegawai juga dapat dilakukan dengan cara Wawancara. Maksud dari penggunaan cara wawancara ini adalah agar pegawai mengetahui posisi dan bagaimana cara kerja mereka.

Selain itu wawancara juga dimaksudkan untuk :

a.    Mendorong perilaku positif.

b.   Menerangkan apa target/sasaran yang diharapkan dari pegawai.

c.    Mengkomunikasikan masalah-masalah yang berkaitan dengan upah dan promosi.

d.   Rencana memperbaiki kinerja di masa yang akan datang.

e.    Memperbaiki hubungan antara atasan dengan bawahan.

B. Metode Penilaian Yang Berorientasi Masa Depan

a)   Penilaian Diri (self appraisal)

      Metode ini menekankan adanya penilaian yang dilakukan karyawan terhadap diri sendiri dengan tujuan melihat potensi yang dapat dikembangkan dari diri mereka.

b)   Tes Psikologi

      Biasanya dilakukan dalam bentuk wawancara mendalam, tes psikologi, diskusi, review terhadap hasil evaluasi pekerjaan karyawan. Tes ini dilakukan oleh psikolog untuk mengetahui potensi karyawan yang dapat dikembangkan dimasa datang. Beberapa tes psikologi yang dapat dilakukan, seperti tes intelektual, emosi, motivasi.

c)   Management By Objectives (MBO)

Management By Objectives (MBO) yang diperkenalkan oleh Peter Drucker adalah sistem yang menggambarkan kajian tentang target/sasaran yang hendak dicapai berdasarkan kesepakatan antara supervisor dan bawahannya. Kajian tentang bagaimana baiknya bawahan berprestasi selalu ditinjau ulang dan dilakukan secara periodik. Uji coba selalu dibuat untuk menuliskan target/sasaran dari segi kuantitas. Para ahli percaya bahwa target/sasaran dapat dan selayaknya ditetapkan secara kuantitatif.

BERBAGAI KENDALA DALAM PENILAIAN PRESTASI KERJA

a. Pemilihan Metode Terbaik

Hingga saat ini tidak satupun dari metode panilaian prestasi di atas dikatakan sebagai yang terbaik untuk semua kondisi dan sitasi organisasi. Kondisi dan situasi yang berbeda menghendaki metode dan sistem yang berbeda. Menurut French (1986), metode PPK yang terbaik tergantung pada :

a.    Pendekatan pada metode penilaian pada pekerjaan yang akan dinilai.

b.   Variasi faktor organisasi yang dapat menolong mengimplementasikan program penilaian (Iklim organisasi, training prosedur penilaian, dan lain-lain).

 b. Kesalahan Penilaian

Penilaian yang benar dan dapat dipercaya terutama penting di dalam menggunakan kesempatan yang sama pada pekerja untuk mendapatkan petunjuk pelaksanaan (Juklak) atau guidelines kerja. Sayangnya supervisor dapat membuat kesalahan yang mengakibatkan peniaian menjadi kurang benar dan kurang dapat dipercaya.

Kesalahan yang mungkin dilakukan oleh penilai berkaitan dengan faktor manusia, dimana penilai tidak dapat terlepas dari unsur subyektif dalam manusia. Kesalahan tersebut di antaranya adalah :

1). Hallo Effect dan Horn Effect

Dalam bab 3 telah dijelaskan bahwa pewawancara dapat melakukan kesalahan yang disebut dengan halo effect dan horn ffect. Kesalahan tersebut juga dapat dilakukan oleh penilai. Kesalahan halo effect sangat dimungkinkan bila penilai terpesona oleh perilaku pegawai seperti penampilan atau kepribadiannya. Kekaguman ini dapat menutup mata penilai terhadap kelemahan pegawai yang lain. Sebaliknya bila pegawai membuat kesalahan kecil namun membekas di hati penilai, maka bisa jadi nilai yang didapat hasilnya buruk meskipun sesungguhnya ia memiliki prestasi lebih.

2) Kecenderungan menilai rata-rata cukup atau menengah.

Kebanyakan penilai kurang berani mencantumkan nilai yang rendah atau yang tinggi. Sikap ini merupakan cerminan sebagaimana umumnya masyarakat dalam menilai. Penilaian yang tinggi dikhawatirkan akan menjadikan pegawai sombong dan lupa diri, sebaliknya penilaian yang rendah dikhawatirkan dapat menjatuhkan mental pegawai. Karenanya seringkali penilai mencantumkan nilai rata-rata atau nilai tengah.

3) Karena “kemurahan hati”

Subyektivitas lainnya adalah kemurahan hati. Banyak penilai tidak tega mencatumkan nilai sebenarnya. Seringkali panilai mencantumkan nilai katrol sebagai kemurahan hati. Ketidakberanian mencantumkan nilai rendah selain karena khawatir akan menjatuhkan mental pegawai, juga karena penilai khawatir disalahkan oleh organisasi. Karena bisa jadi rendahnya nilai bukan semata-mata kesalahan pegawai tapi karena kesalahan panilai dalam menilai (tidak valid dan tidak reliable) atau penetapan target yang salah.

IMPLIKASI PENILAIAN PRESTASI KERJA

Proses penilaian prestasi kerja menghasilkan suatu evaluasi atas prestasi kerja karyawan di waktu yang lalu dan prediksi prestasi  kerja diwaktu yang akan datang. Seperti telah dikemukankan ketepatan penilaian terutama tergantung pada berbagai standar, ukuran dan teknik evaluasi yang dipilih. Bagaimanapun juga proses penilaian ini kurang mempunyai nilai bila para karyawan tidak  menerima umpan balik  mengenai proses kerja mereka. Tanpa umpan balik perilaku karyawan  tidak akan dapat diperbaiki. Oleh karena itu bagian kritis proses penilaian adalah wawancara evaluasi.

Wawancara Evaluasi

Wawancara evaluasi adalah periode peninjauan kembali prestasi kerja yang memberikan kepada para karyawan umpan balik tentang prestasi kerja dimasa lalu dan potensi mereka. Penilaian bisa memberikan umpan balik ini melalui beberpa pendekatan :

1. Tell and sell Approroach

Mereview prestasi kerja karyawan dan mencoba untuk meyakinkan karyawan untuk berprestasi  lebih baik.

2. Tell and listen Approroach

Memungkinkan karaywan untuk menjelaskan berbagai alasan, latar belakang dan perasaan defensif mengenai prestasi pekerjaan.

3. Problem solving approroach

mengidentifikasi masalah – masalah yang menggangu prestasi kerja karyawan kemudian melalui latihan, konselling, upaya – upaya dilakukan untuk memecahkan penyimpangan – npenyimpangan.

1NDIKATOR-INDIKATOR PRESTASI KERJA

Menurut Supardi (1989: 69) indicator-indikator penilaian prestasi kerja

Adalalah:

1.      Kualilas kerja. Kualitas kerja ini meliputi akurasi, ketelitian, kerapian dalam melaksanakan tugas peker jaan yang diberikan, mempergunakan dan memelihara alat-olat, memiliki ketrampilan dan kecakapan dalam bekerja.

2.      Kuantitas kerja, meliputi keluaran atau output dan target kerja dalam kuantitas kerja.

3.      Hubungan kerja, merupakan penilaian berdasar pada sikap dan kerjasama karyawan, terhadap pimpinan atau atasan, terhadap pihak perusahaan dan kesediaan dalam menerima perubahan kerja.

4.      Penyesuaian pekerjaan, merupakan penilaian prestasi kerja yang ditinjau dat kemampuan dalam melaksanakan tugasnya diluar pekerjaan maupun adany tugas barn kecepatannya berpikir dan bertindak dalam bekerja.

5.      Ketangguhan merupakan pengukuran dari segi kernampuan orang atm keandalan karyawan dalam melaksanakan tugas.

6.      keselamatan kerja, yaitu penilaian tentang bagaimana perhatian karyawai terhadap keselamatan kerjanya.

Sumber :

https://artikelguide.blogspot.com/2012/12/penilaian-prestasi-kerja-dan-manajemen.html

https://www.kajianpustaka.com/2013/12/penilaian-prestasi-kerja.html

https://hasthojn.blogspot.com/2012/07/bab-6-penilaian-prestasi-kerja.html