DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
A. DESAIN PEKERJAAN
a. Pengertian Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan
kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional.
b. Tujuan Desain Pekerjaan
Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja
supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi.
c. Elemen-elemen Desain Pekerjaan.
1. Elemen organisasional
Elemen-elemen organisasional pada desain
pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang
secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai
keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan mekanistik,
aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.
· Pendekatan mekanistik
· Aliran kerja
· Praktek-praktek kerja
2. Elemen lingkungan
Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan
elemen-elemen lingkungan. Seperti hampir dalam semua kegiatan personalia, para
perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal.
Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan
adalah kemampuan dan tersedianya karyawan potensial, dan
pengharapan-pengharapan sosial.
· Kemampuan dan ketersediaan karyawan.
· Pengharapan social
3. Elemen keperilakuan
Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu
dipertimbangkan dalam desain pekerjaan yaitu :
· Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab
atas apa dilakukan.
· Variasi yang apabila kurangnya variasi
pekerjaan maka akan menimbulkan kebosanan, selanjutnya menimbulkan kelelahan
sehingga timbul kesalahan-kesalahan
· Identitas tugas, bila pekerjaan tidak
mempunyai identitas menimbulkan karyawan kurang tanggung jawab atau kurang puas
atas hasil pekerjaannya
· Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan
balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan
dengan baik
Pengertian Analisis Pekerjaan
Yang dimaksud dengan analisis pekerjaan adalah
proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan
interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu
daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban
pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan
dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan
kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
a. Arti pentingnya Analisis Jabatan
Analisis pekerjaan adalah studi sistematis
mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta
pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua
fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara
penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).
Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu
yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi.
Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job
Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan
harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam
teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :
1. Mengumpulkan informasi,
2. Menganalisis dan mengelola informasi jabatan,
dan
3. Menyusun informasi jabatan dalam suatu format
yang baku.
Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik
akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan
bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan,
rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).
Analisis pekerjaan adalah suatu proses,
sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi
jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah
informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam
analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :
Ø What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
Ø How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.
Ø Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.
Ø Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.
Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :
1) Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya
2) Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3) Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4) Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5) Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.
6) Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
b. Tujuan Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai
tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari
analisis pekerjaan :
Terdapat 12 macam tujuan diadakannya analisis
pekerjaan, diantaranya adalah:
1. Job description,
Yang berisi informasi pengeidentifikasian
pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan
pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar-
standar pekerjaan.
2. Job classification,
Penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas,
kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu.
Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan
organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan
tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.
3. Job evaluation,
Suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan
berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga
kerja luar yang terkait.
4. Job design restructuring,
Meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan
merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.
5. Personnel requirement/specifications
Berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau
spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti
pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes),
sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi
keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.
6. Performance appraisal,
Tujuan penting daripada penilaian performansi
ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui
keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay
off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para
pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan
dengan pekerjaannya masing-masing.
7. Worker training,
Untuk tujuan-tujuan pelatihan.
8. Worker mobility,
Untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu
dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan,
dan okupasi-okupasi tertentu.
9. Efficiency,
Ini mencakup penggabungan proses kerja yang
optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya
dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk
prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.
10. Safety,
Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih
diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak
aman, kondisi-kondisi lingkungan.
11. Human resource planning,
Ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan
reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki
dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu
yang tepat, dll.
12. Legal requirements,
Aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya
yang berkaitan dengan organisasi.
c. Langkah Langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan
Dessler menyatakan ada enam langkah dalam
analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut adalah sebagai berikut;
§ Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat.
Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.
§ Meninjau informasi dasar dyang relevan,
seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.
§ Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada banyak
pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample
pekerjaan tersebut untuk dianalisis.
§ Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data
aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan
sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan
itu.
§ Memverifikasi informasi analisis pekerjaan
kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan
langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan
lengkap.
§ Membuiat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan
aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta
bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu,
kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut.
d. Jenis Analisis Pekerjaan
1. Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini hanya mencari informasi
sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi
kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada
pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang
yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang
diterima sebagai kelayakan.
Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil
(Ersult-oriented Jobs Description atau RODs) Analisis pekerjaan yang berorientasikan
hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented
budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan
suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang
bermanfaat bagi produktivitas.
DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
Reviewed by HI
on
2:05 AM
Rating:
No comments: